档案具有不可再生性的特点，保证档案在任何情况下都处于安全的状态是重中之重
一、信息化社会对档案工作提出的新要求
随着我国信息化的普及和政府电子政务的开展，档案部门接收的电子文件以及纸质档案、音像档案等数字化后的呈几何级增长，这些资源是国家宝贵的档案财富。海量电子档案的安全存储已成为档案馆目前必须面临的挑战，许多人为与自然因素都有可能损坏，绝大多数档案损失后是不可重建或重建后其凭证效力会消失或削弱的，其损失是无法估价的。为了避免电子档案的失真与损毁，确保档案信息的真实性、完整性与可用性，开展异地备份工作是积极应对数字时代档案信息安全挑战的一种有效方法。
二、汶川特大地震给档案保管安全敲响了警钟。
四川汶川大地震不仅夺去了数万人生命，摧毁了无数房屋财产，也严重地破坏和威胁着灾区的档案。据报道，灾区许多档案库房倒塌，大批档案被掩埋、浸湿，大量电子文件被毁。北川县档案馆1000平米在地震中垮塌，全部档案(约8.5万卷)被楼房废墟和后山泥石掩埋。广元市档案馆库房顶部垮塌，消防供水管道破裂， 5万余卷档案被水浸湿。剑阁县档案馆3万余卷档案被水浸湿。绵阳市全市13076平米的档案馆舍中受损7204平米，874168卷档案中受损和处于危房中的有259443卷，离震中较远的成都市约10万卷档案处于危房中，约1560卷档案被雨水浸湿。
三、国家有关法规规范对档案备份提出了要求
《电子文件管理暂行办法》第二十条第四款要求电子文件应当实行备份制度。 国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》第十七条要求：“归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。”
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